martes, 15 de abril de 2014

Organización, hábitos y retos son claves para una gestión del tiempo eficaz

Hace poco acudí a una charla de Eva Mariscal, a la que mucho conocen como Mamá Convergente. Los tips que nos dio me parecieron imprescindibles para realizar una búsqueda de trabajo efectiva y me gustaría compartirlos aquí, adaptados a esta labor en concreto que nos ocupa.

Para empezar debemos tener todas nuestras facetas vitales (laboral, personal y espiritual) organizadas y ordenadas para que no nos roben tiempo. Las herramientas que usemos todos los días más a mano, las que usemos semanalmente más retiradas y las que usemos mensualmente en las zonas más alejadas. Nos deshacemos de las que no usemos casi nunca. El espacio es demasiado valioso como para perderlo en algo tan poco útil. Poniendo como ejemplo nuestro escritorio las de más usabilidad irían sobre el escritorio o en el cajón. Las de uso intermedio en las estanterías más a mano. Y las de menos uso en los estantes superiores e inferiores. El resto... ¡fuera de despacho! y, a ser posible, de casa. Esto se aplica también al ordenador. Si tenemos lleno nuestro disco duro funciona más lento, nos desesperamos y los resultados son desoladores. Acostumbrémonos a trabajar con programas on line, en vez de instalarlos nuestra terminal. Borremos todos aquellos programas que no usemos con asiduidad. Nuestro rendimiento mejorará a años luz.

Ahora tenemos que crearnos unos hábitos. Si ya sabes lo que viene a continuación no pierdes el tiempo pensando en lo siguiente que vas a hacer. Nos creamos unas rutinas, tanto de trabajo como personales, para que nuestra producción se incremente. Aquí me gustaría hablaros de una práctica interesante que consiste en trabajar concentrado al 100% durante cuarenta minutos y dedicar 20 minutos al esparcimiento, ya sea para navegar por internet, ver la tele, conversar o tomar un café. Eso sí, durante los cuarenta minutos de trabajo hay que eliminar todos los posibles elementos de distracción.

Es importante plantearnos retos. Por ejemplo, terminar una labor en un determinado tiempo. Si no lo conseguimos pasaremos a la siguiente tarea y  la otra la dejamos para el día siguiente. Así no nos retrasará con el resto de obligaciones. Aquí me gustaría incidir en la importancia de las prioridades. Hay que catalogar todas las tareas según prioridades para dedicar más tiempo a las más importantes. Si una llevamos meses relegándola a la cola, lo mejor es borrarla sin más y volver a ella cuando estemos más liberados.

Otro punto interesante que me encantaría compartir en este espacio del que habló la ponente se refiere a la gestión de tareas y se denomina GTD. Es una teoría que recoge que la memoria a corto plazo la tenemos saturada con el intento contante de recordar pequeñas tareas como la cita del médico, el pediatra de los niños, la lista de la compra, el gimnasio, papeleos, llamadas telefónicas pendientes, emails por escribir... Son datos que nos rondan constantemente por la cabeza y no nos dejan concentrarnos ni pensar con claridad. Nos puso el ejemplo de unas personas a las que les pidieron que hicieran su trabajo cotidiano a la vez que trataban de no olvidar cinco cifras. Su rendimiento bajó increíblemente. Su propuesta se basa en un documento de excel con una serie de etiquetas muy funcionales. En él escribiremos las etiquetas: Faceta (si pertenece al ámbito personal, espiritual o laboral), Proyecto (si es que pertenece a alguno), Tarea (lo que tenemos que hacer), Bandeja (si no tenemos fecha para realizarla todavía), Programado (la fecha en la que lo haremos) y Delegado (Si se lo hemos encargado a alguien para luego comprobar si lo ha llevado a cabo). Confieso que yo he añadido otra: Fecha fin (se refiere a la fecha límite en la que puedo llevar a cabo la tarea, si tiene caducidad, si es una fecha de entrega, etc).

Confieso que desde que tengo este excel para organizarme me siento más relajada, tengo menos despistes y mi productividad ha mejorado increíblemente.

Con respecto a lo que he comentado en este post recomiento estos links:

http://es.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

https://www.youtube.com/watch?v=iz6wmE5cTW8

http://www.laboris.net/static/ca_dia_optimizar-tiempo.aspx

http://www.legaltoday.com/blogs/gestion-del-despacho/blog-manual-interno-de-gestion/las-diez-herramientas-practicas-para-la-gestion-del-tiempo


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